“Стандарт ямар ач холбогдолтой вэ? Аудит юунд хэрэгтэй вэ?” гэж захирал удирдлагууд ярьж байхыг сонсч байв уу?
Хариулт нь үнэндээ бидний нүдэнд ил байдаг. Яаж гэвэл стандартаа хуурамчаар бичиг цаасны түвшинд хэрэгжүүлж биш, бодитоор үйл ажиллагаа, технологи, процессоо инженерчлэхэд ашиглаж чадсан байгууллагууд үйл ажиллагаагаараа нийгэмд тод харуулдаг.
Жишээ нь, манай харилцагч Эрдэнэтийн махны үйлдвэр 2017 оноос ISO 9001, ISO 22000 стандартууд нэвтрүүлсэн. 2018 онд 2 стандартаар хөндлөнгийн баталгаажуулалтын аудитад хамрагдсан боловч, ISO 9001 гэрчилгээний болзол хангаж, ISO 22000 аудитад тэнцээгүй тул гэрчилгээ аваагүй. Монголд сарын дотор өөрөө зөвлөгөөгөө өгөөд, өөрөө аудит хийгээд гэрчилгээ олгочихдог байгууллагууд мэр сэр байдаг тул “Төлбөрөө төлчихөөд аудитад тэнцэж гэрчилгээ авч чадаагүй гээд энэ байгууллага тэдгээр хямд бөгөөд чанаргүй үйлчилгээг нийтэд түгээж буй газруудаас ISO22000 гэрчилгээгээ худалдаад ч болов авчих байх даа” гэж бодож байлаа. Гэхдээ тэд тэгж хуумгай хөдлөөгүй юм.
Тэд дахин 4 жил уйгагүй оролдож, байгууллагадаа үлдэхүйц систем бий болгохоор ажилласан. Чанарын суурь стандарт болох ISO 9001-ээ тогтмол баталгаажуулж хэрэгжүүлсээр байсан тул энэ хугацаанд байгууллагынх нь суурь сайн бүрэлдэж, хундаамаа сайн цутгаж байсан юм. Ингээд 2023 онд Хүнсний аюулгүй байдлын менежментийн ISO22000-н шаардлагыг хангаж, Австралийн итгэмжлэлтэй гэрчилгээгээ гардан авсан.
Энэ жил Магадла аудитад орлоо. Ингэхдээ байгууллагын өмчлөгч өөрчлөгдөж, бүтэц зохион байгуулалт гэхчлэн бүхий л зүйлст нилээд өөрчлөлт оржээ. Гэхдээ л систем ажилласаар байгаа тул хэн нэг хувь хүнээс хамаарах гэхээс илүү үйлдвэрийн үйл ажиллагаа хяналт шинжилгээтэйгээр, явдаг зарчмаараа хэвийн ажилласаар л байна. Энэ бол Монголын жижиг дунд үйлдвэр, байгууллагуудад ихээхэн дутагддаг тал. Нэг лидерээс хамааралтай буюу захирал л байхгүй бол хамаг ажил унадаг, ажлаа мэддэг хүнгүй болдог байдал нь байгууллагыг тогтвортой ажиллахад саад болдог, зах зээлийн шуурга бүрт цохигдож, бизнесийн боломж бүрийг үнэлж мэдэхгүй тул ашигладаггүй. Харин стандарт нэвтрүүлсэн байгууллагад байнга хийгддэг үндсэн процессуудаас гадна хэрхэн үйл ажиллагааг удирдах, дэмжих вэ гэдэг процессууд хамтдаа сууж өгсөн байдаг. Ийнхүү ЭрдэнэтМах Маркет компани өөрчлөлтийн менежментийг хийхийн хамт хэрэгжүүлэлтээ хадгалж үлдэж чадлаа.
Эрсдэлгүй үйл ажиллагаа, эрсдэлгүй өөрчлөлт гэж байхгүй боловч, боломжгүй ажил, шийдэлгүй асуудал гэж байдаггүй билээ. Энэ гарцаа олоход СТАНДАРТ танд тусална! Учир нь 200-300 жил хөгжиж ирсэн аж үйлдвэржсэн орнуудын сайн туршлагыг, алдаа оноо бүгдийг “Ингэвэл ингэдэг шүү, энэ дутдаг шүү, энийгээ мартаж болохгүй шүү, дор хаяж ийм зүйлс хийж яваарай!” гээд бэлэн сургалтын материал болгоод бичээд өгсөн зүйлс бол МЕНЕЖМЕНТИЙН СТАНДАРТ юм.
Эдгээр стандартад “Ажлыг ингэж л хий, ийм л арга барил зөв гэж тулгасан зүйл нэгээхэн ч үгүй”. Харин бий болгох учиртай бүтэц, систем, механизмуудыг л нэрлэн зааж өгсөн. Иймд бүхий л өмчийн хэлбэрийн, хэмжээний, салбарын байгууллага эдгээр менежментийн стандартыг өөрийн онцлогт тохируулан хэрэглэж болдог ба үүний учир жанцанг зөв олж нэвтрүүлэхэд л гол зангилаа нь бий. Энэ утга учрыг мэргэжлийн зөвлөх, багш, аудитор хүмүүс тайлан ойлгуулж, харь хэлээр бичигдсэн мэт хэг ёг гэсэн өгүүлбэрүүдийг орчуулан тухайн байгууллагын үйл ажиллагааны тайлбар толь мэт болгон дэлгэж өгөх, өөрийнх нь үг хэллэгт буулгах, ажилтны өдөр тутмын ажлын алхам тутамд нь шингээж өгөх зэргээр “Процессын инженерчлэл” болгон буулгаж өгдөг.
Нэг удаагийн зөвлөгөөгөөр энэ бүгдийг нарийн ойлгоод, хэрэгжүүлнэ гэж байдаггүй. Хүний тархи шинэ мэдлэг мэдээллийг шингээн авах хугацаа хэрэгтэй байдаг шиг байгууллага тэдгээр менежментийн шийдлүүдийг өөрийн болгох, хэрэглэж үзэх, турших, туршаад таарахгүй бол өөрчлөх солих, өөрт тохирсон тунг олох, түүнийгээ хийж хэрэгжүүлж хэвшүүлэх, явцад нь алдаа дутагдал гарвал илрүүлж сайжруулж явах зэрэгт дор хаяж 3 жилийн хугацаа хэрэгтэй байдаг. Иймд стандарт хэрэгжүүлэлт бол 1 сар, 3 сарын ажил яавч биш. 1-3 жилд бол дөнгөж л эхний системийн загварчлал таарч байгаа эсэхийг туршиж үзээд, болохгүй байгаа хэсгийг илрүүлэн сайжруулсаар таардаг. 4-6 дахь жилд өмнөхөөс арай нэг шат ахина, 7-9 дэх жилд ахиад өөр болно. Гэхчлэн 3 жилийн циклээр 5 шат ахиж, тэр тутам өмнө хүрсэн гүйцэтгэлийн түвшинг алдахгүй хэвшүүлж, болвол ахиулж чадах юм бол систем тогтож, “Байгууллагыг удирдлага нь биш, систем нь, соёл нь залж эхэлнэ”.
Үүнийг бид 2016 онд Англид сурч ирсэнээсээ хойш байгууллагуудад зааж өгдөг. Рио Тинто-н МакКэнзи хэмээх дэлхийн менежментийн шилдэг зөвлөх байгууллагаар хийлгэсэн судалгаанд, “Дээд удирдлагын манлайллын хэв маягийн 70% нь доорх ажилтнууддаа зан үйл болж суудаг. Тэдгээр ажилтнуудынх ахиад шууд удирдлагад нь ажилладаг хүмүүсийн зан үйлийн 70%-г бүрдүүлнэ. Ингэсээр удирдлага өөрөө ямар хүн байна, түүн шиг зан үйлтэй ажилтнуудаар байгууллага дүүрнэ. Ажилтнуудын зан үйлийн 70%-н онцлог нь байгууллагын соёлыг бүрдүүлдэг. Соёлын 70% нь аливаа өөрчлөлт, сайжруулалт, шинэ арга барил, менежментийн систем амжилттай хэрэгжих эсэхийн 70%-г шийддэг”. Урвуу хамааралтайгаар “Менежментийн системээ амжилттай зөв загварчилж чадвал тэр нь байгууллагын соёлын 70%-г эергээр өөрчилнө. Соёлын өөрчлөлт нь ажилтнуудын өдөр тутам хийдэг ажил, процесс, харилцаа, баримт бичиг дамжуулалт, уулзалтын цагуудыг өөрчлөөд ирэх учир ажилтнуудын зан үйлийн 70% нь дагаад өөрчлөгддөг. Ажилтнууд процессын дагуу ажилладаг, стандартын шаардлагаа мөрддөг болоод ирэхээр удирдлагууддаа шаардлага тавьж, нөлөөлж эхэлдэг. Иймд ажилтнуудын зан үйлийн 70% нь сайжрахад, удирдлагын манлайллын хэв маягт мөн эерэг өөрчлөлт гарна”.
Иймд стандарт нэвтрүүлнэ, түүнийг жил бүр аудитад орж тэнцэж, баталгаажуулж явна гэдэг бол зүгээр нэг бичиг баримт бичээд хамгаалаад суудаг ажил биш. Харин байгууллагад энэ бүх үнэ цэнэ ирж байна уу, байгууллага удирдлагынхаа хүссэн зүгт нэгэн жигд явж чадаж байна уу гэдгийг үнэлж, стратеги зорилгод нийцсэн үйл ажиллагааны системийг бүрдүүлэн өгдөг. Түүнийг ойлгож зөвлөж, аудит хийж, үнэлгээний үр дүн, дүгнэлтээрээ дамжуулан удирдлага болон ажилтнуудыг бүгдийг зөв зүгт чиглүүлэн, сайжруулах боломж олгодог үйлчилгээ учир “Аудит бол харилцагчдаа үнэ цэнэ нэмэх үйлчилгээ” гэдэг тодорхойлолттой юм аа. Үнэ цэнэ нэмэхгүйгээр, зүгээр л сайхан танилцах аялал хийж, хоол идэж, инээж наргиж сууж байгаад, эсвэл аудитор нь харилцагчтайгаа ярилцахгүйгээр ганцаараа оффист нь сууж бичиг баримтыг нь уншсаар байгаад баталгаажуулчихдаг байгууллагуудын тухай энд тэндээс сонсогдох юм аа. Үнэлгээ үнэн байхдаа, харилцагч нь өсч хөгжиж сайжирч байхдаа л эдгээр стандартын ид шид оршдог бөгөөд шалгалтанд хуулсан хүн өөрөө юу ч сурахгүй үлддэг шиг, аудиторын нүдийг хуураад тэнцээд өнгөрье гэж бодвол харилцагч өөрөө л хохирно. Харин нээлттэй хамтран ажиллаж, асуудлаа ний нуугүй ярилцаж, системийн доголдлоо олж оношлуулж чадвал, тэр оношийн бичгийг “Үл тохирлын тайлан” гэдэгг нэртэй гаргаж өгнө. Түүнийг эмчийн хэлж өгсөн жорын дагуу засч залруулах ажлыг сайн хийвэл байгууллага эмчлэгдэнэ. Эмчилгээний жорын дагуу эмээ уухгүй байвал бас л өвчин нь эдгэрэхгүй, түр ханиалгаа дараад л яваад байх болно. Ердөө л энэ. Системээ стандартын дагуу сайн загварчлахгүй, сайн зөвлөгөө сургалт авахгүй, сайн аудит авахгүй яваад л байвал өвчтөн өөрийгөө л өнөө маргааштаа хуураад явна. Удаан хугацаанд өвдөөд л яваад байвал архагшиж хүндрээд, эд эрхтнээ тайруулах буюу ажилтнууд нь ажлаас гараад тогтдоггүй байгууллага болно. Эсвэл ажил нь доголдож зогсох буюу үхэлд хүрнэ.
Стандартаа үнэнч шудрагаар хэрэгжүүлэн, аудитдаа ядартал хамрагдаж, тархи оюунаа ачааллуулан ажилласан байгууллагууд “Тогтвортой өсөлт хөгжил”-р үр шимээ хүртдэг. Иймд, менежментийн системийн стандартууд бол тогтвортой хөгжлийн зорилтод хүргэх замыг заан өгдөг бөгөөд харилцагч маань энэ ажлаа тууштай хэрэгжүүлж, өөртөө үнэнч байсны хувьд ийнхүү өөрчлөлтийн шуурганд тэсч үлдэж, өмнө бий болгосон жимээ алдахгүй явж байгааг харахад таатай байна.
Энэ 2024 оны аудитаар бүхий л харилцагч нар маань сайжруулалт гаргаж, үйл ажиллагаа нь тогтворжиж, өмнө нь захирлаас хамааралтай, өдөр болгон тэг ингэ гэж зааварлахгүй л бол ажил нь уначих гээд байдаг байсан асуудал арилж байгааг захирлууд нь баяртай хуваалцаж байлаа. Мөн осол, аюултай тохиолдол их гардаг, тоо нь буурдаггүй, бууруулах аргаа мэддэггүй байсан байгууллагууд асуудлын суурь шалтгаанаа илрүүлж сурсанаар гол асуудалдаа төвлөрсөн 20%-н хүчин чармайлтаар үл тохирлынхоо 80%-г залруулж чадсан амжилттай байна. Үүнийг Паретогийн 80х20-н зарчим гэдэг. Цаашлаад захиралдаа шаардлага тавьж, тогтолцооны асуудлыг шийдэж өгөөгүй захирлыгаа “Манлайллын сургалтын муу туршлагын кэйс болгон сургалтанд оруулж заадаг болсоноороо удирдлагын манлайллын хэв маягт нөлөөлж байгаа хамт олон ч байна”. Энгийн юм шиг атлаа, жижигхэн юм шиг атлаа, өдөр тутмын шийдвэрүүд, үйлдлүүд стандартыг бүрдүүлдэг. Стандарт бол өдөр бүр нүдний далд ч гэсэн баримтлан хийдэг ажлын шаардлага, тэгж дадсан ажилтнуудын сайн зуршил юм. Ингэж хэвшүүлэхгүй бол танай байгууллагын тогтолцоо сүрлэн хүү шиг хаанахын ч салхинд хийсэхэд бэлэн, эмзэг турьхан байсаар л байх болно.
Харилцагчдынхаа сайжруулалтанд өөрөө сайжирсан мэт баясч, Монголынхоо хөгжилд хувь нэмэр оруулан, та бүхнээрээ дамжуулж мянга мянган аав ээжүүд үйлдвэрлэлийн осолд өртөлгүй гэртээ аюулгүй эрүүл харьж чаддаг, мянга мянган тонн хүлэмжийн хийг бууруулж, гол ус, хөрс ургамал, хүн амьтанг хайрлан энэрч, сая сая хэрэглэгчдийн эрүүл мэндийг баталгаатай хүнсээр дамжуулан хамгаалдаг, сая сая хэрэглэгчдийн мэдээллийн нууцлалыг цахим орчинд алдуулалгүй хадгалж, чанартай бүтээгдэхүүн үйлчилгээгээр улсдаа татвар төлдөг зуун зуун байгууллагуудын тогтвортой хөгжлийг хангаж байдагт бидний нийгэмдээ өгөх үнэ цэнэ оршиж байдаг билээ.
Бид хүний, хүүхдийн, хөдөлмөр эрхлэгчийн, хүнсний, мэдээллийн, орчны, нийгэм-сэтгэл зүйн, байгууллагын, түүний харилцагч хэрэглэгчдийн “АЮУЛГҮЙ БАЙДАЛ”-ыг стандартаар дамжуулан сахин хамгаалж байдаг ариун цагаан үйлстэй ажил эрхэлдэг.
Бичвэрийн эхэнд асуусан асуултыг ахиад асууя. “Стандарт ямар ач холбогдолтой юм? Аудит юунд хэрэгтэй юм бэ, илүү ажил биш үү?” гэж захирал удирдлагууд ярьж байхыг сонсч байв уу? Эсвэл та өөрөө байгууллага удирддаг дээд албан тушаалтан бөгөөд стандартгүй ажиллаад явдаг юм биш биз? Тийм бол стандартыг үнэнч шударгаар зөв хэрэгжүүлж, үр дүн гаргасан байгууллагын захирлуудтай найз болж, сайн туршлагаас нь сонсоорой гэж хэлмээр байна. Хөндлөнгөөс зааж сургаж, үнэлж дүгнэдэг биднээс илүү өөрийн ажилдаа стандартын шидийг гаргаж, үр шимийг нь хүртдэг тэдгээр манлайлагч хүмүүс юунд хэрэгтэй байдаг, ямар ач холбогдол бодитоор авч ирсэн, байгууллагын үйл ажиллагаа ямар болж өөрчлөгдсөнийг бэлхэн хэлээд яриад өгнө, бараг өөдөөс тань бүтэн өдрийн сургалт ч орж чадна. 😉
ISO Менежментийн тогтолцооны баталгаажуулалтын аудитыг олон улсын аудиторын эрхтэй монгол мэргэжилтнүүдээс, монгол үнээр, монгол хэлээр боловч Австрали жишигт нийцсэн өндөр чанартай авахыг хүсвэл манай вэбсайтаар зочлоорой: https://tqcsi.mn/
